Arbeitsplatzorganisation und Zeitmanagement – Arbeitsabläufe und den beruflichen Alltag optimieren

Wer kennt das nicht: Zahlreiche verschiedene Aufgaben warten auf Sie und es ist schwierig, stets die richtigen Unterlagen zur Hand zu haben sowie das richtige zeitliche Vorgehen auszuwählen. Manchmal scheint es, als ob für alle geplanten Aktivitäten zu wenig Zeit zur Verfügung stehen würde oder als ob auf dem Schreibtisch nie ausreichend Raum ist. Durch ein gezieltes und organisiertes Vorgehen erhalten Sie eine übersichtliche Gestaltung und einen optimierten Arbeitsablauf. Erfahren Sie, welche Vorgehensweisen zur Verfügung stehen und wie Sie Ihren Arbeitsplatz und Ihre Zeit optimal organisieren. Doch Arbeitsplatzorganisation ist mehr als die Gestaltung der einzelnen Arbeitsplätze. Sie umfasst zudem die Planung von Vorgängen und die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Daher kann sie Basis für Innovationen und Firmenentwicklungen sein. Eine aus Japan stammende Methode ist als 5A beziehungsweise 5S bekannt. Sie führt zur Schaffung von kreativen Freiräumen und der Schaffung von systematischen Vorgehensweisen.  Aber auch das Zeitmanagement hilft dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren und Strukturen zu schaffen.

Arbeitsplatzorganisation und Zeitmanagement - Arbeitsabläufe und den beruflichen Alltag optimieren
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Die Arbeitsplatzorganisation – sie nimmt verschiedene Formen an

Die Arbeitsplatzorganisation muss auf die jeweiligen Anforderungen anpasst werden. So gelten in einem Büro andere Anforderungen als in der Produktion, an der Rezeption oder in der Landwirtschaft. Allen Bereichen gemeinsam sind die Übersichtlichkeit, der Aufbau von Strukturen und die Optimierung von Arbeitsabläufen. Mit der richtigen Arbeitsorganisation verbessern Sie die Vorgänge, bauen Stress ab und erleichtern sich die Arbeit.

Das Zeitmanangement – Stress abbauen und die Effektivität erhöhen

Das Zeitmanagement kommt sowohl im täglichen Arbeitsalltag als auch bei der Realisierung und der Planung von neuen Projekten zum Einsatz. Es umfasst verschiedene Teilbereiche, wie den Umgang mit Aufgaben, der Zeitplanung und der Einteilung von anstehenden Arbeiten.

5S – in 5 Schritten zur Arbeitsplatzorganisation

Der Name 5S (www.albat.biz/flow-im-business/flow-im-team/5s-arbeitsplatzorganisation.html) leitet sich aus den 5 Schritten ab, welche nacheinander ausgeführt werden. Es handelt sich um folgende Teilbereiche:

  • Sortieren
  • Sichtbare Ordnung erschaffen
  • Sauber halten
  • Standarisieren
  • Sichern und ständig verbessern

Bei 5S handelt es sich um eine organisierte Vorgehensweise zur Optimierung oder auch Neuplanung von Arbeitsbereichen und Arbeitsplätzen. Das ursprünglich aus Japan stammende Schema hat sich auch im deutschsprachigen Raum etabliert. Es kommen verschiedene Zielsetzungen zum Einsatz, wie beispielsweise

  • die Schaffung eines angenehmen Arbeitsumfeldes
  • Arbeitsbereiche sind optimal gestaltet
  • Zugriffzeiten und Wege werden verkürzt
  • Einarbeitung von neuen Mitarbeitern wird erleichtert
  • Einbindung von ergonomischen Anforderungen in die Schaffung von Arbeitsplätzen

1. Sortieren

Oftmals sind die einzelnen Arbeitsplätze mit Ballast versehen, welcher entweder selten oder nie wieder benötigt wird. Er nimmt dennoch wertvollen Raum in Anspruch, verlängert Wege und wirkt störend. Daher ist der Schritt, sich von diesen Objekten zu trennen. Je nach Inhalt müssen die Dokumente und Gegenstände entsorgt, verlagert oder archiviert werden.

2. Schaffen Sie sichtbare Ordnung

Nachdem der Arbeitsplatz lediglich wichtige Dinge enthält, müssen die einzelnen Unterlagen übersichtlich geordnet werden. Schaffen Sie separate Plätze für verschiedene Gruppen, sodass alle benötigten Dinge schnell griffbereit sind. Hierzu gehören auch Stellplatzkennzeichnungen, so ist für alle Mitarbeiter ersichtlich, wie sie einzelnen Objekte platzieren müssen und wo sie suchen müssen.  Wichtig ist, dass ein schneller Zugriff gewährleistet ist.

  • Ordnung auf dem Schreibtisch, im Büro und auf dem PC
    • Die übersichtliche Gestaltung umfasst nicht nur den Büroraum, den Lagerraum und den Schreibtisch sondern auch den PC und die Netzwerkstruktur. Sortieren Sie alle Dateien auf dem Computer nach ihrem Inhalt und schaffen Sie durch die Verwendung von Ordnern Übersichtlichkeit. Ordner können Unterordner enthalten, so erstellen Sie eine klare Struktur. Sie finden benötigte Unterlagen schnell auf und sparen dadurch wertvolle Zeit. Was für den PC gilt, gilt auch für die im Büro gelagerten Dokumente. Diese müssen ebenfalls sortiert und abgelegt werden.
  •  Ablagesysteme
    • Für einkommende Briefe und Anfragen können Sie verschiedene Ablagefächer einrichten, welche das weitere Vorgehen repräsentieren. Erledigte Aufgaben werden in Ordnern sortiert, welche eine gut erkennbare Beschriftung tragen. Sortieren Sie beispielsweise nach Rechnungen, Geschäftskorrespondenz und nach Werbematerial. Durch eine hohe Anzahl an Ablagefächern findet eine umfangreihe Sortierung der Unterlagen statt und Sie haben alle Dokumente griffbereit. Werden diese aktuell nicht benötigt, erfolgt eine Aufbewahrung in Ordnern. Ablagesysteme kommen sowohl im Büro als auch auf dem PC zum Einsatz, da sie in jedem Fall die Arbeit erleichtern.

3. Sauber halten

Sauberkeit und Ordnung ist für die Betriebsabläufe wichtig. Im Arbeitsalltag entstehen verschiedene “Abfälle” wie beispielsweise Notizzettel, Nebenrechnungen oder nicht mehr benötigte Unterlagen. Diese dürfen nach ihrer Nutzungszeit nicht zwischen die wichtigen Dokumenten verbleiben, da sie ansonsten den Arbeitsplatz belasten. Entsorgen Sie Zettel und die Unterlagen direkt nach der Verwendung und führen Sie zudem regelmäßige Durchsichten aus. Ein übersichtlich gestalteter Schreibtisch erhöht die Motivation, verhindert das Vergessen von wichtigen Fristen und verkürzt die Zugriffzeiten auf wichtige Dokumente.

4. Standarisieren

Haben Sie neue Regeln für die Arbeitsplatzgestaltung aufgestellt, ein System entwickelt oder die Ordnung hergestellt, da formulieren Sie hieraus Anweisungen für Ihre Mitarbeiter. Es müssen klare Strukturen entstehen, durch welche die erreichten Positionen gefestigt werden. Wichtig ist, dass die entwickelte Systematik von allen Mitarbeitern eingehalten wird, sodass eine einheitliche Ordnung entsteht. Dadurch vereinfachen sich die Arbeitsabläufe und die Arbeitsgeschwindigkeit steigt. Lange Laufwege, Zeiten zum Suchen von Dokumenten und fehlerhafte Kommunikation entfallen.

5. Sichern und verbessern

Die einmal entwickelten Standards müssen weiter entwickelt werden. Jeder einzelne Mitarbeiter muss Verantwortung übernehmen und die Strukturen einhalten und verbessern. Im Rahmen von Teamgesprächen werden Verbesserungsvorschläge eingebracht, sodass eine kontinuierliche Weiterentwicklung stattfindet. Dabei ist es wichtig, dass Führungskräfte mit einem guten Beispiel vorangehen, sodass die Mitarbeiter eine Anleitung erhalten.

Arbeitsplatzorganisation – der effektive Umgang mit E-Mails

Ein Großteil der Kommunikation findet über elektronische Mails statt. Wir sind dadurch ständig erreichbar und es ist jederzeit ein Posteingang möglich. Diese Vorteile führen allerdings auch zu einigen Nachteilen. Der Arbeitsfluss wird durch E-Mails unterbrochen und es stellt sich die Frage, welche Aufgaben als erstes erledigt werden sollten. E-Mails werden zwar häufig gelesen, allerdings nicht sofort bearbeitet und der Account weist dadurch schnell einen Überfluss an unerledigter Arbeit auf. Gelesene E-Mails werden als “Ungelesen” markiert, damit der Inhalt nicht in Vergessenheit gerät. Schnell ist hier die Übersicht verloren gegangen und es findet eine doppelte Beschäftigung mit dem Posteingang statt. Durch eine strategische Vorgehensweise lässt sich der Arbeitsaufwand reduzieren und die Effektivität steigt.

In drei Schritten zum zeitsparenden Umgang mit dem Posteingang

Diese Vorgehensweise eignet sich für elektronische Post ebenso wie für den klassischen Posteingang. Nachdem Sie einen Brief oder eine E-Mail gelesen haben, entscheiden Sie sich für eine von drei verschiedenen Vorgehensweisen. Handelt es sich Schreiben, welche nicht benötigt werden, dann entsorgen Sie diese direkt. Erfordert das Schreiben hingegen eine Handlung, dann müssen Sie abwägen, ob diese Handlung sofort ausgeführt werden kann. Kurze Aufgaben, beispielsweise mit einem Zeitaufwand unter 3 Minuten, sollten Sie stets sofort ausführen. Ist der Zeitaufwand größer oder die Aufgaben können nicht sofort ausgeführt werden, dann notieren Sie sich einen festen Termin zur Ausführung. Die dritte Gruppe der Briefe umfasst solche, welche keine Handlung erfordern aber dennoch wichtig sind. Archivieren Sie die Schreiben, sodass Sie nicht den Posteingang blockieren und dennoch stets zur Hand sind.

Arbeitsplatzorganisation – kurze Wege und ein hohes Wohlbefinden

Durch die übersichtliche Gestaltung des Schreibtisches und des Büros werden Abläufe optimiert und die Laufwege verkürzen sich. Gleichzeitig fühlen Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wohler und die Arbeit kann effektiver gestaltet werden. Arbeiten Sie mit verschiedenen Ablagen, so haben Sie stets alle benötigten Unterlagen zur Hand und dennoch eine ordentliche Gestaltung des Schreibtisches.

Arbeitsorganisation erhöht die Sicherheit

In vielen Bereichen kann die Arbeitsplatzorganisation die Sicherheit erhöhen. Sei es in der Landwirtschaft, bei der Reinigung von Zimmern oder Geschäftsräumen oder in der Produktion – durch eine gezielte Zusammenstellung von Arbeitsgeräten, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und einen aufgeräumten Arbeitsplatz werden Unfälle vermieden. Klare Strukturen, Vorgehensweisen (-pläne) und die Kontrolle der Arbeitsgeräte sichert die richtige Handhabung und die einwandfreie Funktion. Zudem ist es von Vorteil, wenn jedes Werkzeug seinen speziellen Standort hat, da so eine häufige Suche entfällt. Regelmäßige Wartungen und Kontrollen an den Geräten erhöhen die Sicherheit und verhindern Schäden und Arbeitsunfälle.

Das Zeitmanagement – Arbeitsabläufe optimieren

Durch ein gezieltes Zeitmanagement erhalten Sie Arbeits- und Planungstechniken, die Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen. Im beruflichen Alltag stehen verschiedene Aufgaben an, welche erledigt werden müssen. Dabei ist es wichtig, die richtige Reihenfolge zu wählen, um schnellstmöglich ans Ziel zu gelangen. Hier haben sich verschiedene Techniken bewährt, die Ihnen helfen, klare Strukturen zu entwickeln.

Der Tagesplan – er bringt Übersichtlichkeit

Ein Tagesplan liefert eine klare Struktur und ist daher im Berufsleben von Vorteil. Es wird hierfür eine Liste erstellt, welche alle zu erledigenden Arbeiten enthält. Wurde eine Aufgabe erfüllt, dann haken Sie diese auf dem Tagesplan ab. Sie behalten dabei stets den Überblick über anstehende und erledigte Aufgaben. Lassen Sie jedoch ausreichend Raum für überraschend notwendig gewordene Aufgaben. Sie können beispielsweise festlegen, dass lediglich 60 Prozent der Arbeitszeit im Vorfeld verplant sein darf. Dies entspricht bei einem 10-Stunden-Tag einer festgelegten Zeit von 6 Stunden. Die restlichen 40 Prozent sollten offen bleiben, da sich ausreichend überraschende Aufgaben ergeben, die ebenfalls erledigt werden müssen.

Delegieren Sie Aufgaben

Wenn Aufgaben anstehen, dann müssen Sie entscheiden, welche Arbeiten Sie selbst ausführen und welche Sie delegieren möchten. Durch die Abgabe von Aufgaben erhalten Sie einen zusätzlichen Zeitgewinn und können sich anderen Tätigkeitsfeldern zuwenden. Oftmals ist es sinnvoll, größere und umfangreiche Aufgaben aufzuteilen. Dadurch ergeben sich kleinere Teilaufgaben, die entweder nacheinander oder von unterschiedlichen Personen ausgeführt werden können.

Wichtigkeit und Dringlichkeit – unterteilen Sie die Aufgaben

Während einige Arbeiten keinen Aufschub dulden, können Sie andere Arbeiten auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Die Aufgaben werden daher in vier verschiedene Gruppen unterteilt, die sich in den beiden Punkten Wichtigkeit” und “Dringlichkeit” unterscheiden. Es entstehen somit die folgenden Gruppen:

  1. Wichtig und dringlich
  2. Wichtig und nicht dringlich
  3. Nicht wichtig und dringlich
  4. Nicht wichtig und nicht dringlich

Durch die Unterteilung verschaffen Sie sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben. So sollte die erste Gruppe stets so schnell wie möglich ausgeführt werden. Die zweite Gruppe kann etwas Aufschub verkraften, muss aber mit Sorgfalt und von zuverlässigen Personen so schnell wie möglich ausgeführt werden. Die dritte Gruppe der Aufgaben kann delegiert werden. Auch die vierte Gruppe muss in der Regel nicht zwangsläufig von Ihnen selbst ausgeführt werden, die Erledigung kann aber auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.

Mehr Informationen zu diesem Thema, finden Sie hier: Funktioniert die Eisenhower Methode wirklich?

Das Zeitmanagement – es ist für kleine und große Unternehmen wichtig

Zeitmanagement ist für kleine und für große Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie optimieren die Arbeitszeit, erhöhen Ihre Freizeit und sorgen für die Einhaltung von allen wichtigen Terminen. Verpasste Fristen oder Möglichkeiten können den Unternehmenserfolg gefährden, wodurch eine gute Organisation notwendig wird.

Durch die Arbeitsorganisation und das Zeitmanagement erhöhen Sie nicht nur die Effektivität sondern Sie reduzieren auch den Stress. Strukturen und klare Vorgehensweisen sorgen für die Schaffung von Freiräumen und erhalten die Freude an der Arbeit. Die Arbeit gestaltet sich effektiv und zeitsparend. Aufgaben werden bestmöglich erledigt und es bleibt genügend Raum für kreative Ideen oder Innovationen.

Haben auch Sie Anregungen zur Optimierung der Arbeitsabläufe? Dann freuen wir uns über eine kleine Rückmeldung. Gerne stehen wir Ihnen bei der übersichtlichen Gestaltung Ihrer Webseite zur Seite, sodass Sie auch in diesem Bereich wertvolle Zeit einsparen und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

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