„Netiquette“ ist ein Kunstwort und setzt sich aus den Worten Net und Etiquette zusammen. Es beschreibt die Umgangsformen im Mailverkehr. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie E-Mails richtig schreiben: nicht zu „trocken“, aber auch nicht zu „locker“ – finden Sie mit unseren Tipps den richtigen Ton beim Mailen.
Ein „knackiger“ Betreff
Man stelle sich ein Postfach vor, in dem täglich zig Nachrichten ankommen. Welche Mail machen Sie als erstes auf? Die mit dem interessantesten Betreff. Und genau so sollten auch Sie Ihre Mails verschicken – mit einem Betreff, der seinem Leser sofort zeigt, um was es geht, am besten kurz gehalten.
Höflichkeit als Wertschätzung
Offizielle Mails sollten Sie grundsätzlich mit der richtigen Anrede beginnen. Ein „Guten Tag Herr…“ ist dabei die übliche Anredeform, auf „Sehr geehrter…“ kann verzichtet werden. Kennt man seinen Mailingpartner durch mehrfachen Mailingverkehr, kann man auf „Hallo Herr…“ umsteigen.
Abkürzungen sind ein „no go“
MfG oder LG – das versteht zwar jeder, ist aber bei offiziellen Mails tabu. Zum einen, weil es vielleicht doch jemanden gibt, der Ihre Kürzel nicht versteht, zum anderen aber auch, weil es Ihrem Gegenüber zeigt, dass Sie nicht genug Zeit für eine „korrekte“ Mail hatten.
Achten Sie auf Ihre Rechtschreibung
Es gibt nichts Unangenehmeres als eine Mail voller Rechtschreib- oder Grammatikfehler zu verschicken. Daher checken Sie vor dem Absenden unbedingt noch einmal Ihre Mail, um mögliche Fehler zu korrigieren, bevor es „peinlich“ werden könnte.
Alles in Groß- oder Kleinbuchstaben vermeiden
Wenn Sie Ihre Mail nur in Großbuchstaben schreiben, kommt das vielleicht plakativ beim Leser an, auch ist es schwieriger zu lesen, wenn viel Text vorhanden ist. Ebenso sollte man es aber auch vermeiden, nur in Kleinbuchstaben zu schreiben. Auch das ist schwer lesbar und erzeugt wiederum den Eindruck, dass man sich wenig Zeit zum Schreiben genommen hat. Außerdem zeugt es nicht gerade von Professionalität.
In der Kürze liegt die Würze
Halten Sie Ihre Mails so kurz wie möglich. Zu viel Text wird nicht oder sehr ungern gelesen. Verpacken Sie die Informationen kurz und knapp in ein paar Sätze. Erleichtern Sie dem Empfänger das Lesen, in dem Sie Absätze schaffen.
Dringlichkeit nur in Maßen einsetzen
Jede Mail ist dringend, da man immer auf eine schnelle Antwort hofft. Wenn man jedoch immer die hohe Dringlichkeit einsetzt, wird man den Empfänger eher verärgern als animieren, die Mail schneller als die anderen zu bearbeiten.
Smileys & Co. sind tabu
Wer kennt sie nicht, die kleinen gelben Fröhlich-Macher. Sind sie eine willkommene Abwechslung beim Mailen mit Freunden, sollten Sie beim geschäftlichen Mailverkehr unbedingt vermieden werden – hier haben sie absolut nichts zu suchen.
Meiden Sie zu viel Farbe und Mustern
Schreiben Sie Ihre geschäftlichen Mails ganz sachlich, ohne „Schnickschnack“. Verzichten Sie auf zu viel Farbe, Muster, auch zu viele verschiedene Schriftarten sollten vermieden werden. Sonst kennt sich der Empfänger gar nicht aus oder im schlimmsten Fall landet Ihre Mail im SPAM-Ordner.
Ein Muss: Ihre Signatur
Eine professionelle Signatur ist das A und O und ein Muss beim Mailen. Sie gehört zum Standard und beinhaltet auf einen Blick all Ihre Daten, sprich Ihren Absender.
Zu guter Letzt:
Es ist wichtig, im Umgang mit Geschäftsmails den richtigen Ton zu finden und ein paar kleine Regeln einzuhalten. Wenn Sie unsere Tipps beachten, sind Sie auf der sicheren Seite. An dieser Stelle interessieren uns natürlich auch wieder Ihre Erfahrungen und Ideen zum Thema „Auf den richtigen Ton kommt es an!“. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!
