„Was Du heute kannst besorgen, das erledige nicht erst morgen!“ Sicherlich können Sie dieser Weisheit zu 100 % zustimmen. Allerdings wissen Sie auch, dass diese goldene Regel in der Realität manchmal nicht richtig funktioniert. Doch warum ist dies eigentlich so und was können Sie dagegen tun? Schließlich wissen Sie doch, dass das lange Aufschieben von bestimmten Tätigkeiten und Aufgaben letztendlich besonders viel Stress bedeutet. Gerade Selbstständige riskieren so auch den Verlust von Aufträgen und einen schlechten Ruf. Aus diesem Grund gibt es einige goldene Regeln, die der Aufschieberitis entgegenwirken. Im Mittelpunkt stehen sicherlich ein optimales Zeitmanagement und das Einhalten von Prioritätslisten.
© Fotolia 55654090 / tashatuvango
Prokrastination: Was ist das eigentlich?
Auch die Wissenschaft beschäftigt sich mit dem Thema Aufschieberitis. Prokrastination ist hierfür der Fachbegriff. Er leitet sich aus dem lateinischen procrastinatio (Aufschub, Vertagung) ab. Prokrastination beschreibt das Phänomen, bewusst bestimmte Tätigkeiten aufzuschieben, wodurch die handelnde Person ab einem gewissen Zeitpunkt gestresst und überfordert ist. Auf Dauer hat dies nicht nur Auswirkungen auf einzelne Arbeitsabläufe, sondern auch auf die Gesundheit. Doch was sind eigentlich genau die Gründe dafür, wichtige Dinge konsequent aufzuschieben? Handelt es sich hierbei um reine Faulheit oder kann Prokrastination als Krankheit angesehen werden. In vielen Fällen sind schlichtweg ein schlechtes Zeitmanagement beziehungsweise eine chaotische Arbeitsorganisation Ursache für die Aufschieberitis. Allerdings sind auch Fälle bekannt, in denen die Prokrastination ein Symptom für eine tieferliegende psychische Erkrankung (zum Beispiel Depression) ist. Betroffene sollten sich professionell beraten, wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, warum sie stetig Dinge aufschieben.
Typische Prokrastination Situationen als Selbstständiger
„Ach, das mache ich morgen!“ Sicherlich haben Sie sich selbst dabei schon ertappt, genau diese Worte gesprochen zu haben. Sie wissen gleichzeitig aber auch, dass Sie morgen eigentlich überhaupt keine Zeit haben, um gerade diese Aufgabe zu erledigen; verdrängen es aber für den Moment. Die Prokrastination hat nun zu 100 % zugeschlagen. Solche Situationen führen dazu, dass immer mehr Aufgaben nach hinten geschoben werden. Gute Beispiele hierfür sind die Erstellung der jährlichen Steuererklärung, der Abgabetermin bei Kundenaufträgen oder die Reinigung des Bürokühlschrankes. Alles hat irgendwie noch Zeit, sodass gerne leidige Aufgaben auf den nächsten Tag verschoben werden. Dass dies auf Dauer nicht gut gehen kann, bemerken die Betroffenen in der Regel erst kurz vor Schluss.
Fünf goldene Regeln, um Aufschieberitis zu vermeiden!
Damit die Aufschieberitis ein Ende hat, müssen Arbeitsabläufe besser geplant und koordiniert werden. Folgende fünf Regeln sollten Sie dabei stets im Auge behalten.
Erledigen Sie eine Sache nach der anderen!
Erstellen Sie zu Beginn einer Arbeitswoche (am besten sogar Sonntagabends) einen Arbeitsplan. Dieser setzt fest, wann Sie welche Aufgabe erledigen möchten. Generell gilt, dass Sie eine Aufgabe nach der anderen erledigen. Lassen Sie dabei aber genügend Zeitpuffer. Zu dicht getaktete Aufgabenpläne produzieren unnötig Stress. Am Anfang mag die Erstellung des Plans etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Auf Dauer merken Sie aber, wie effizient Sie damit arbeiten. Längerfristige Pläne (zum Beispiel für einen Monat) sind mit dieser Methode auch möglich.
Lassen Sie sich nicht ablenken!
Konzentration ist das A und O, um erfolgreich und effizient Aufgaben zu erledigen. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf. Alles, was Sie nicht für die Arbeit benötigen, entfernen Sie aus Ihrem direkten Sichtfeld. Schalten Sie während der Erledigung einer Aufgabe soziale Netzwerke und anders weitere Benachrichtigungen aus. Dies gilt auch für das E-Mail-Postfach. Planen Sie hingegen feste Zeiten ein, in denen Sie Ihre Mails bearbeiten.
Setzen Sie sich realistische Ziele!
Aus Erfahrung wissen Sie, dass bestimmte Aufgaben nur in einer bestimmten Zeit zu erledigen sind. Dies müssen Sie auch Ihren Kunden deutlich machen. Planen Sie zum Beispiel in Absprache mit Ihrem Kunden immer einen Puffer von einem Tag ein, falls während der Erledigung der Aufgabe irgendetwas dazwischen kommt.
Setzen Sie Prioritäten!
Prioritäten setzen bedeutet auch immer, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Hierfür ist es notwendig, dass alle zu erledigenden Aufgaben einer Kategorie zugeordnet werden. Nur so können Sie sprichwörtlich die „Spreu vom Weizen“ trennen. Ein Plan kann auch hier helfen, wichtige Dinge besonders deutlich hervorzuheben. Generell gilt, dass Sie diesen Plan von sehr wichtig bis unwichtig in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge abarbeiten.
Belohnen Sie sich!
Nutzen Sie Pausen oder den Feierabend, um Ihnen nach der Erledigung bestimmter Aufgaben etwas Gutes zu tun. Wie wäre es zum Beispiel mit einer entspannenden Massage, nachdem Sie einen größeren Auftrag fertiggestellt haben? Dies wirkt sich in der Regel besonders positiv auf die eigene Motivation aus. Achten Sie aber auf ein gesundes Verhältnis zwischen Aufgabenerledigung und Anerkennung. Nicht jeder Arbeitsschritt muss automatisch belohnt werden.
Zu guter Letzt
Sicherlich ist es uns allen schon mal passiert, eine ganz bestimmte Sache sehr lange aufzuschieben. Sobald dies aber zu einem Dauerzustand wird, entstehen Probleme, die letztendlich Nerven, Zeit und Geld kosten. Im schlimmsten Fall kommt es sogar zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen. Der Beitrag hat aber auch gezeigt, dass man mit einigen einfachen Tricks der Aufschieberitis Herr werden kann. Mit der richtigen Koordination, Motivation und Planung können Sie zukünftig besser Dinge in Angriff nehmen, ohne dabei auf dem letzten Drücker etwas fertigstellen zu müssen. An dieser Stelle interessiert uns natürlich Ihre Meinung zum Thema. Wie koordinieren Sie Ihre Arbeit und Ihren Alltag, damit alles reibungslos verläuft? Schreiben Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre Tipps und Hinweise zum Thema!
