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Teil 1: Grundlegendes zum Thema SPAM und SPAM-Filter

Angebote, Auftragsbestätigungen, Sonderaktionen: All diese Dinge versendet Ihr heutzutage überwiegend per E-Mail. Die elektronische Post spart dabei die Kosten für das Porto ein und gelangt binnen Sekunden zu Euren Kunden oder Interessenten. E-Mails bieten daher viele Vorteile, die Ihr als Gastgeber jederzeit für Euer Geschäft nutzen könnt. Wäre da nicht die lästige Sache mit dem Thema SPAM. E-Mail Empfänger sind mittlerweile sehr genervt von E-Mails, die sie nicht wünschen oder aber unseriöse Inhalte bieten. Experten gehen davon aus, dass rund 80 % bis 95 % aller verschickten E-Mails als SPAM deklariert sind und als solches empfunden werden. Für Euch hat dies negative Folgen. Eure seriösen E-Mails landen unter Umständen sofort im SPAM Ordner, ohne dass Eure Kunden vom Inhalt Notiz nehmen. Damit dies nicht geschieht, müsst Ihr einige wichtige Dinge bei der Erstellung und dem Versand beachten. Um was es dabei genau geht, erläutern wir in unserer zweiteiligen Artikelreihe. Der erste Teil verschafft Euch einen Überblick zum Thema SPAM und SPAM Filter. Der zweite Beitrag zeigt Euch auf, welche Maßnahmen zur Verfügung stehen und was Ihr beim Erstellen von E-Mails generell beachten solltet.

SPAM – was ist das eigentlich genau?

Der Begriff SPAM beschreibt elektronisch versendete Nachrichten, die unaufgefordert an einen Adressaten versendet werden. Dieser bewertet die Information als unerwünscht und löscht sie in der Regel sofort. Häufig haben SPAM E-Mails einen werbenden Charakter und teilen mitunter auch unseriöse Informationen mit. Gute Beispiele hierfür sind dubiose Angebote für Potenzmittel oder zufällige Glücksspielgewinne.

Interessant zu wissen
Das Wort SPAM selbst hat zunächst nichts mit dem Versand elektronischer Nachrichten zu tun. Vielmehr handelt es sich hierbei um einen Markennamen für Dosenfleisch. Während des Zweiten Weltkriegs war Dosenfleisch in Großbritannien eines der Lebensmittel, welches trotz Rationierungsvorgaben uneingeschränkt zur Verfügung stand. Es war quasi omnipräsent und hing den Menschen sprichwörtlich zum Hals heraus. Zunehmend war der Begriff SPAM negativ besetzt und setzte sich daher auch für die Beschreibung unerwünschter Mitteilungen durch.

Im elektronisch basierten Nachrichtenverkehr unterscheiden Experten SPAM-Mails zwischen:

  • unverlangten Massen-E-Mails
  • kollateralem E-Mails (auch Backscatter genannt)
  • unverlangten kommerziellen E-Mails

Massen-E-Mails versendet der Absender im großen Stil an möglichst viele Adressaten, ohne dass diese dazu eine Aufforderung gegeben haben. Es gibt unterschiedliche Typen wie SCAM, Phishing oder Hoax. Die E-Mails enthalten oftmals Links oder Anhänge, die großen Schaden verursachen können. So wird bei einer Phishing E-Mail auch immer die Eingabe von persönlichen Daten (unter anderem Kontoverbindungen) eingefordert.

Kommerzielle E-Mails, die unverlangt ankommen, haben oftmals einen werbenden Charakter. Sie preisen teils dubiose Produkte an. Hierzu zählen unter anderem Potenzmittel, pornografische Inhalte oder gefälschte Produkte.

Kollateraler SPAM arbeitet mit gefälschten Absender Namen. Sie suggerieren damit, von einem seriösen, dem Adressaten auch bekannten, Absender zu stammen. Ziel dieser SPAM Variante ist unter anderem Malware (Schadsoftware) auf dem heimischen PC zu installieren.

SPAM-Filter – so funktionieren sie

Jeder E-Mail Nutzer möchte von den genannten SPAM Varianten geschützt werden und sie gar nicht erst erhalten. Zu groß ist die Gefahr, dass sich der Empfänger Schadsoftware runterlädt oder sensible Daten an Kriminelle weitergibt. Auch von der „Bombardierung“ mit hunderten E-Mails, die keinerlei Nutzen haben, möchte der Empfänger verschont bleiben. Wie es der Name bereits andeutet, handelt es sich bei einem SPAM-Filter um ein Programm oder eine Software, die unerwünschte E-Mails herausfiltert. Der technische Aufwand hält sich für den Nutzer mittlerweile in Grenzen. Vielmehr übernehmen die Anbieter (Provider) von Webseiten und E-Mail-Konten oftmals die Aufgabe. SPAM-Filter arbeiten mit unterschiedlichen Techniken. Alle haben gemein, dass sie SPAM erkennen und aussortieren. Zu den bekanntesten SPAM-Filter-Tools gehören:

  • Blacklist
  • Inhaltsscan
  • Überprüfung der IP-Adresse
  • Intelligente SPAM-Filter, die selbstständig dazu lernen

Die Blacklist stellt im Kampf gegen SPAM ein wichtiges Instrument dar. Es handelt sich hierbei um Listen, die IP Adressen oder Webseiten beinhalten, die bereits negativ in Suchmaschinen aufgefallen sind. Gelistete Webseiten löschen Suchmaschinen oftmals. Sie können dadurch vom Suchmaschinennutzer nicht mehr gefunden werden. Für E-Mails gibt es ebenfalls Blacklists. Inhaber dieser Listen sind hierbei die E-Mail Anbieter. Mittlerweile besteht zudem die Möglichkeit, dass E-Mailkontenbesitzer (sprich der normale Nutzer) auch individuelle Blacklists erstellt. Eingehende und als SPAM identifizierte E-Mails löscht der Prozess automatisch oder verfrachtet die unerwünschte Post in den SPAM-Ordner.

Der Inhaltsscan beim SPAM-Filter überprüft eine eingehende E-Mail auch nach dessen Inhalt. Hierbei scannt der Filter Content danach ab, ob bestimmte SPAM-typische Schlagwörter enthalten sind.

Die Überprüfung der IP-Adresse zeigt, woher die E-Mail ursprünglich stammt. Sie ist dem Check der Absenderadresse vorzuziehen, da diese oftmals gefälscht wird.

Intelligente SPAM-Filter lernen während der Nutzung kontinuierlich dazu. Hierfür eignet sich unter anderem ein Trainingsmodus. In diesem wählt der Nutzer spezifische E-Mails aus und kennzeichnet sie entsprechend als seriös (durchlassen) und SPAM (nicht durchlassen).

Maßnahmen, damit Eure E-Mails nicht als SPAM deklariert werden

Seriöse E-Mails landen leider ebenfalls im SPAM-Filter und gelangen damit nicht mehr zu Euren Kunden oder Interessenten. Wichtige Informationen zu Angeboten, Reiseinformationen oder Auftragsbestätigungen befinden sich hingegen SPAM Ordner. Für beide Seiten stellt dieser Umstand ein großes Ärgernis dar. Für Euch als Absender ist es daher wichtig, dass Ihr bei der Erstellung von E-Mails und einigen technischen Einstellungen diverse Dinge beachtet. Hierzu zählt unter anderem:

  • Einwilligung des Adressaten, ihm E-Mails zukommen lassen zu dürfen
  • E-Mail Inhalte abwechslungsreich gestalten
  • Bestimmte Phrasen vermeiden, die eine intensiv werbende Botschaft besitzen
  • Registrierung bei White Lists
  • Nutzung eines sicheren Servers
  • Niemals den E-Mail Text in Großbuchtstaben versenden
  • Eigene E-Mail-Listen erstellen, niemals aber welche kaufen

Ihr seht, dass Ihr mit den richtigen Instrumenten und Handlungsweisen SPAM-Filter durchaus Paroli bieten könnt. Im zweiten Teil des Artikels vertiefen wir dieses Thema und zeigen Euch, wie Ihr die Maßnahmen konkret in ihren Alltag umsetzen könnt.

Hier schreibt

Bea Pircher
Bea Pircher beschäftigt sich mit kreativen Ideen zur Gewinnung neuer Gäste, zur Stammgästebindung, aber auch zur Büroorganisation und schreibt regelmäßig darüber im trend media Magazin.
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