Viele Betriebe nutzen die Tage zwischen Weihnachten und Neujahr, um Liegengebliebenes abarbeiten, Altes ausmisten oder aber das Büro umzugestalten. Ziel ist es, das neue Jahr ohne den Ballast des Alten zu beginnen. Am besten gelingt dies, wenn Sie Ihre Aufräumarbeit strukturieren. Machen Sie sich deshalb einen Plan, welche Dinge Sie in dieser Zeit erledigen wollen beziehungsweise müssen. Einem erfolgreichen Start ins neue Jahr steht somit nichts mehr im Weg. Wie Ihnen das besonders effizient und strukturiert gelingt, zeigen wir Ihnen an dieser Stelle.
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Fazit ziehen: Was ist gut und was ist schlecht im abgelaufenen Jahr gewesen?
Am Ende des Jahres sollte auch immer Zeit bleiben, um die vergangenen zwölf Monate zu bewerten. Sicherlich gibt es viele Dinge, die Sie besonders positiv sehen. Einige Sachen könnten aber auch besser gelaufen sein. Fertigen Sie daher eine Liste an, die folgende Fragen beantwortet:
- Welche Angebote sind bei den Gästen und Kunden besonders gut angekommen?
- Hat sich der Arbeitseinsatz gelohnt?
- Sind Ihre Kunden mit der Ausstattung zufrieden?
- Wo gab es Lob?
- Was wurde kritisiert?
- Welche Aktionen haben Sie außerhalb des normalen Übernachtungsangebotes präsentiert?
- Wie sind diese Sonderaktionen angekommen?
- Wollen Sie die Aktionen nächstes Jahr wiederholen?
- Wie bewerten Sie die internen Betriebsabläufe?
- Welche Abläufe laufen besonders reibungslos und effizient ab?
- Wo gibt es Verzögerungen im Betriebsablauf?
- Wie bewerten Sie die eigene Büroorganisation?
- Wo gibt es Optimierungsbedarf?
- Welche Dinge laufen besonders gut?
Anhand Ihrer Stichpunkte können Sie nun sehen, welche Dinge Sie im kommenden Jahr besser machen wollen und welche bereits in diesem Jahr besonders gut gelaufen sind. Behalten Sie diese Liste und werfen Sie am Ende des kommenden Jahres 2017noch einmal einen Blick darauf. Sie werden sehen, wie Sie mit Hilfe unserer Tipps viele Dinge umsetzen konnten.
2017 effizienter arbeiten – Das Büro besser strukturieren
Das eigene Büro ist Schaltzentrale, Aufenthaltsraum und Arbeitsplatz in einem. Da kann durchaus vorkommen, dass die eigentlich gewünschte Ordnung und Struktur nicht mehr aufrecht gehalten werden kann. Oftmals liegt dies an Planungsfehlern, die für das kommende Jahr mit einigen einfachen Tricks vermieden werden können. Deshalb betrachten wir diesen Aspekt aus unserer Fazit-Checkliste noch einmal ganz genau.
Liegengebliebenes abarbeiten – Machen Sie sich jetzt einen Plan!
Bevor das neue Jahr startet, sollten Sie die Zeit zwischen den Feiertagen dazu nutzen, Liegengebliebenes zu erledigen. Auch hier gilt, dass dies nicht unstrukturiert abläuft. Machen Sie sich deshalb einen Plan und eine Prioritätenliste, wann welche Dinge erledigt werden sollen. Arbeiten Sie hier mit Farben und teilen das Liegengebliebene in folgende drei Bereiche ein:
Priorität 1 (rot): Muss sofort erledigt werden.
Priorität 2 (orange): Die Bearbeitung wird innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeführt.
Priorität 3 (grün): Wird zum Schluss bearbeitet.
Ordnung auf und rund um den Schreibtisch schaffen
Wer effektiv von seinem Schreibtisch aus arbeiten möchte, muss dafür sorgen, dass dieser stets aufgeräumt und strukturiert ist. Aus diesem Grund dürfen sich nur diejenigen Dinge auf dem Schreibtisch befinden, die Sie zum Arbeiten benötigen. Überfrachtete Schreibtische sind hingegen kontraproduktiv und kosten letztendlich sehr viel Zeit. Schaffen Sie daher eine sichtbare Ordnung. Gehen Sie stets strukturiert vor. Experten empfehlen dabei folgendes:
- Zunächst den Schreibtisch komplett leeräumen.
- Die Arbeitsfläche grob in verschiedene Bereiche (Themeninseln) aufteilen.
- Kommunikationsmittel (Telefon, Notizblock und Stift)
- Büroutensilien (Locher, Brieföffner, Stift oder Tacker)
- Schreibfläche (Tastatur und Maus)
- Unwichtiges von Wichtigem trennen und Überflüssiges wegschmeißen.
- Tastatur, Maus und Monitor passend zur Arbeitsperson positionieren.
- Persönliche Dinge wie Fotos gehen zwar in Ordnung, sollten aber nicht den Schreibtisch überfrachten.
- Ablagen in Reichweite aber nicht auf dem Schreibtisch positionieren.
Die Ablage effizienter organisieren
Ein wichtiges Instrument, um effizient und strukturiert arbeiten zu können, ist die Ablage. Hier landen alle zu bearbeitenden und bereits erledigten Dokumente, die später in die thematisch passenden Ordner abgeheftet werden. Generell ist es sehr wichtig, dass Sie verschiedene Ablagefächer besitzen. Eine thematische Zuordnung (unter anderem Anfragen und Rechnungen) ist hierbei genauso wichtig, wie die Unterteilung nach Arbeitsschritten (unter anderem eingehende und bereits bearbeitete Post). Eine solche Differenzierung ist übrigens nicht für analoge Dokumente sehr gut geeignet. Vielmehr schaffen Sie mit einem solchen System auch in Ihrem E-Mail Postfach Struktur und Ordnung.
Unterlagen ausmisten und Platz für neues schaffen
Im Laufe eines Jahres sammeln sich unzählige Dokumente an. Manches kann bereits nach wenigen Wochen wieder weg, andere Unterlagen sind mit einer Aufbewahrungsfrist versehen. Teilen Sie daher die Unterlagen in verschiedene Bereiche ein und kennzeichnen diese entsprechend. Verschiedene Farben fördern dabei die Struktur bei der Sortierung. Folgende Vorgehensweise halten wir dabei für besonders produktiv:
Kategorie 1 (rot): Muss nach dem Sortieren sofort erledigt werden!
Kategorie 2 (gelb): Unterlagen werden an andere Personen weitergeleitet.
Kategorie 3 (blau): Dokumente müssen einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden.
Kategorie 4 (grün): Kann weggeworfen werden.
Büro ergonomisch gestalten
Die ergonomische Einrichtung Ihres Büros sorgt dafür, dass Sie gesund und konzentriert arbeiten können. Experten gehen nämlich davon aus, dass diverse Skelettmuskulatur- und Wirbelsäulenerkrankungen oder trockene Augen vermeidbar sind, wenn der Arbeitsplatz den ergonomischen Vorgaben entspricht. Schauen Sie sich Ihr Büro deshalb einmal ganz genau an. Befindet sich wirklich alles am perfekten Platz, weisen alle Geräte (zum Beispiel der Monitor) den richtigen Abstand auf oder sind die Möbel ergonomisch gestaltet? In unserem Blogbeitrag Ergonomie im Betrieb: So gestalten Sie Ihren Büro-Arbeitsplatz im Hotel gesund und bleiben fit haben wir uns bereits mit dem Thema beschäftigt und diverse Tipps zur ergonomischen Gestaltung vorgestellt. Reinschauen lohnt sich auf jeden Fall.
Zu guter Letzt
Das Jahr geht zu Ende. Zwischen den Feiertagen bleibt oftmals die Ruhe und Zeit, um den Betrieb richtig auszumisten und neue Projekte vorzubereiten. Wichtig ist hierbei, dass Sie strukturiert vorgehen. Dies spart Zeit und oftmals auch Nerven. Darauf sind wir in diesem Beitrag explizit eingegangen. An dieser Stelle interessiert uns natürlich, wie Sie die Zeit zwischen den Jahren nutzen? Erledigen Sie auch liegen gebliebene Büroarbeit oder konzentrieren sich schon auf das Jahr 2017. Haben Sie weitere Tipps für unsere Leser. Schreiben Sie uns. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
